Claes Meldal

Claes Meldal

Konsulent
Phone: +45 2715 7091
Email: clm@mannov.dk

Når forandring IKKE fryder

jan 10, 2014 By Claes Meldal
Tags: kommunikation

Hvordan kommunikerer man en markant forandringsproces internt i en stor virksomhed? Det handler om at tage museskridt i den rigtige retning hver dag og levere en Oscar-værdig præstation i rollen som djævelens advokat.

Fyringer. Nye chefer. Tab af tidligere tiders privilegier. Nye arbejdsopgaver. En usikker fremtid. Forandringer kan medføre mange markante omvæltninger i store virksomheder, og ofte medfører de intern modstand i organisationen. Der er uden tvivl mange medarbejdere, der mener, at forandringer i deres virksomhed IKKE fryder.

De tvivler på, om forandringerne vil være til fordel for dem og deres nærmeste kolleger, og den slags skepsis kan skabe dårlig stemning på arbejdspladsen. Det er måske årsagen til, at 70 procent af alle forandringsprocesser ifølge McKinsey & Company aldrig bliver gennemført.

Én ting står dog lysende klart: forandringer er kommet for at blive i de danske virksomheder. Siden finanskrisen har der været fuld fart på forandringsprocesserne, og intet tyder på, at tempoet vil blive lavere fremover.

Enorm opgave

I denne nye virkelighed i kølvandet af finanskrisen har de danske virksomhedsledere en enorm kommunikationsopgave foran sig, når de skal implementere forandringerne. Mange medarbejdere reagerer med en blanding af frygt, vrede og usikkerhed, når forandringsprocesser bliver annonceret i en organisation. Det kan skabe en kløft mellem ledelsen og medarbejderne, hvilket ofte går ud over motivationen og dermed også produktiviteten.

Hvordan kan du som intern kommunikatør bedst bane dig vej gennem dette konfliktfyldte minefelt uden at blive sat i bås som ledelsens skødehund?

Stil dig ikke op i heppekoret

Forandringskommunikation – når den er sat i system – kommer ofte på direkte opdrag fra topledelsen. Det betyder, at der ligger en stor og vanskelig opgave foran dig. Du skal omsætte en forretningsstrategi, der ofte rækker flere år ind i fremtiden og betyder omfattende ændringer i virksomheden, til troværdig kommunikation nu her i dagligdagen.

Fald ikke for fristelsen til at stille dig op i heppekoret. Det er ellers så dejlig bekvemt, når nu virksomhedens nye strategi giver håb om en rosenrød fremtid med øget salg, bedre systemer, flere kunder og medvind på cykelstierne.

Men selvom ledelsen allerede drømmer sødt om de fantastiske fremtidsudsigter, så er det medarbejderne, der skal indfri virksomhedens potentiale. Og medarbejderne – de af dem, der rent faktisk får lov til at blive i virksomheden – rammes ofte hårdt af disse forandringer og vil muligvis kæmpe en mere eller mindre bevidst kamp for at bevare status quo i deres daglige arbejde.

En forandringsproces kan kun blive ført ud i livet, hvis medarbejderne øjner mulighederne i og forstår nødvendigheden af den nye strategi. Det handler om at påvirke medarbejdernes holdninger, så hele virksomheden ror i samme retning og arbejder sammen om at indfri virksomhedens strategiske mål.

Og hvordan gør du det troværdigt uden at synge ukritisk med på jubelsangene?

Et museskridt ad gangen

Start med at slå koldt vand i blodet. En forandringsproces tager tid, og det handler om at tage et lille skridt i den rigtige retning hver dag. Formuler nogle kernebudskaber, der kan bruges som rettesnore i forandringskommunikationen. I starten af forandringsprocessen er det ikke den rette tid til at kommunikere offensivt om forandringerne, og her kan det give bedre mening at gå mere forsigtigt til værks.

Fortæl de gode historier, som direkte eller indirekte beskriver de praktiske konsekvenser af den nye strategi. Måske har salgsafdelingen vundet en ordre, hvor de har anvendt nogle nye salgsmetoder. Måske har en servicemedarbejder talt med en kunde, der har fået en bedre service, som kan tilskrives nye strategiske tiltag. Eller måske har en begejstret produktspecialist været med til at udvikle et nyt, spændende produkt, der kan hjælpe virksomheden med at nå i mål med strategien.

Det meste af kommunikationen vil foregå indirekte, hvor du kan flette dine forandringsbudskaber ind i andre historier og dermed opbygge et alsidigt narrativ om processen. Forandringskommunikation tager tid. Tålmodighed belønnes.

Forstå alle parter

Som i enhver anden form for kommunikation er det essentielt at forstå den målgruppe, man ønsker at kommunikere til. Her er det medarbejderne, der er målgruppen. Det er dem, der skal implementere den nye forretningsstrategi i dagligdagen og føre den ud i livet. For at du som kommunikatør kan kommunikere strategien til dem på en overbevisende og troværdig måde, er det en nødvendighed, at du forstår medarbejderne og deres eventuelle bekymringer.  

Ved du, hvordan medarbejderne har det med forandringerne? Og er du helt skarp på, hvad der ifølge ledelsen er nøglen til succes i den nye virkelighed? Du har formentlig en masse forestillinger om, hvem der mener hvad. Men faktisk er der ingen grund til at antage noget som helst. Spørg dem dog. Hold møder med relevante repræsentanter fra begge grupper, og find ud af, hvad der ligger dem mest på sinde.

Tænk på møderne som en slags intern fokusgruppe, hvor du kan få uvurderlig indsigt i de eventuelle gnidninger, der måtte være i virksomheden. Du skal naturligvis ikke stille internt fnidder til offentligt skue, men du kan bruge det til at levere en overbevisende præstation i rollen som djævelens advokat.

Djævelens advokat

Som djævelens advokat skal du ikke slå dig til tåls med blot at være ledelsens budbringer, der papegøjeagtigt gengiver budskaberne fra virksomhedens strategi. Ledelsen vil typisk være mere positiv omkring forandringsprocessen end de øvrige medarbejdere, og det er ikke nogen selvfølge, at ledelsen er opmærksom på dette.

Det er din opgave at sikre, at forandringskommunikationen er afbalanceret og møder medarbejderne der, hvor de er lige nu. Derfor skal du udfordre ledelsen på forandringsbudskaberne, så det ikke bliver for rosenrødt. Noget af det værste, der kan ske, er, at du bliver virksomhedens svar på Komiske Ali.

Åbenhed og handlekraft

En administrerende direktør i et dansk it-selskab, der for nogle år siden blev overtaget af en stor, international konkurrent, valgte en uhyre effektiv fremgangsmåde. Han stillede sig ganske enkelt op og tog imod alle de spørgsmål, som medarbejderne måtte have. Han svarede ærligt og fyldestgørende på dem alle sammen – også de svære, som han ikke havde et klart svar til – og udviste både åbenhed og handlekraft.

Den manøvre var med til at berolige medarbejderne. Den lagde ikke fuldstændigt låg på den usikkerhed, som medarbejderne følte, men direktøren fik punkteret nogle af de myter, der hurtigt kan opstå i en forandringsproces. Samtidig fik han forklaret vigtigheden af at servicere kunderne bedst muligt selv i en omskiftelig tid for virksomheden.

At kommunikere en forandringsproces er en enorm opgave. Men hvis det gøres rigtigt og konsekvent gennem en længere periode, har du gode muligheder for at kunne lægge din virksomhed i bunken med de 30 procent, der formår at gennemføre en vellykket forandringsproces.

Comments
No comments yet. Be the first.